Pada saat ini banyak ditemukan pengusaha dan profesional yang menggeluti dan sangat berpengalaman di bidang bisnis Ritel secara keseluruhan, bahkan dalam pemahaman tentang bisnis Ritel modern. Hal ini dipicu oleh kompetisi yang sangat ketat di industri ritel yang didasari oleh perkembangan konsep dan teknologi ritel yang sangat pesat.

Sehingga, setiap pelaku industri ritel harus terus belajar dan mengimplementasikan konsep-konsep terbaru untuk dapat bertahan atau lebih berkembang. Dengan menggeluti bisnis ritel secara berkelanjutan, seorang peritel akan mendapatkan pengetahuan yang mendalam tentang bisnis ini, bahkan pengetahuan tentang hardware yang dipergunakan, seperti cash register dan lain-lain.

Tetapi bagaimana dengan masalah software / Sistem Manajemen Ritel, apakah semua peritel memahami dengan baik tentang software yang sedang dipergunakan, akan dipergunakan atau software yang akan dipilih untuk mengganti sistem yang ada pada saat ini. Jawabannya adalah : ‘belum tentu’, karena sebagian besar peritel menyerahkan masalah software kepada konsultan atau vendor software tertentu yang belum tentu obyektif dalam memberikan usulan penggunaan software pada perusahaan tersebut.

Artikel ini dibuat untuk memberikan panduan bagi Peritel atau staf IT pada Perusahaan Ritel untuk memilih Software Ritel yang tepat. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan software yang tepat antara lain :

  • Bentuk tim pemilih software Aplikasi / software yang dipilih akan mengintegrasikan hampir seluruh proses bisnis pada Perusahaan, sehingga pemilihan software tidak dapat dilakukan hanya oleh pihak tertentu saja. Contohnya : - Pemilihan software hanya dilakukan oleh owner / direksi tanpa melibatkan staf dan divisi terkait, kondisi ini biasanya akan membuat negoisasi dalam rangka memutuskan pemilihan software berlangsung dengan cepat, tetapi menjadi masalah dikemudian hari, karena pihak-pihak yang terkait, belum pernah mencoba bahkan mempelajari software yang akan dipergunakan, sehingga masalah-masalah ketidakcocokan fitur dengan kebutuhan bisnis, masalah operasional, sampai dengan masalah user interface akan mengganggu bahkan mengancam keberhasilan implementasi software. - Sedangkan pada kasus yang kedua, owner / direksi bersifat acuh dengan menyerahkan seluruh proses pemilihan software kepada staf / tim IT tanpa didampingi oleh staf senior yang menguasai bisnis Ritel. Hal ini bisa berakibat pada pemilihan software yang kurang tepat, karena pemilihan hanya berdasarkan sistem yang disukai oleh tim IT, hal ini tentu saja mengakibatkan resiko yang sangat besar terhadap implementasi software ini. Berdasarkan contoh di atas, adalah sangat tepat jika Perusahaan membentuk tim pemilih software yang berisi orang-orang pilihan sesuai dengan bidang dan keahliannya (procurement, accounting, Point Of Sale, dll), sehingga pemilihannya dapat dilakukan se-obyektif mungkin dan benar-benar sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.
  • Merumuskan kebutuhan Sistem Sebelum melakukan pemilihan software, sebaiknya dilakukan analisa kebutuhan sistem secara men-detail dan hasilnya berupa dokumen yang dapat dirumuskan menjadi ‘Kerangka Acuan Pemilihan Software’, dengan demikian akan ditemukan software yang benar-benar sesuai kebutuhan, dari sekian banyak pilihan software yang tersedia di pasaran.
  • Dapatkan paket software yang tepat untuk industri anda Istilah peritel sebenarnya memiliki arti yang sangat luas, karena meskipun dua perusahaan sama-sama menjalankan bisnis Ritel, tetapi mereka bisa jadi membutuhkan sistem yang sangat berbeda, misalnya : Industri Ritel di bidang Otomotif, Restoran, Hotel, Apotik, Fashion, dan lain-lain. Berdasarkan hal ini, maka pemilihan software juga harus merumuskan paket software yang benar-benar tepat, sehingga mengurangi resiko kegagalan implementasi software.
  • Pilihlah software yang sesuai dengan skala bisnis anda atau yang memiliki skalabilitas tinggi, sehingga dapat mengikuti perkembangan bisnis anda secara fleksibel Pada saat ini tersedia software yang sangat bervariasi baik dari sisi fitur bahkan harganya, untuk itu pilihlah software yang benar-benar sesuai dengan skala bisnis anda pada saat ini dan juga mempertimbangkan perkembangan bisnis perusahaan dimasa mendatang, berapa banyak staf yang akan terintegrasi dalam sistem ?, berapa banyak store yang akan dibuat dalam beberapa tahun ke depan ?, apakah dibutuhkan sistem online ?, dan lain-lain. Anda harus menyusun checklist yang detail tentang kebutuhan sistem, sehingga mengurangi resiko kegagalan implementasi aplikasi ataupun perubahan atau penggantian sistem dimasa mendatang.
  • Pilihlah software yang sederhana dan mudah dipergunakan Bisnis Ritel merupakan salah satu bisnis yang sangat dinamis dari antara bisnis-bisnis yang lain, pesatnya pertumbuhan bisnis ritel mengakibatkan tingkat turnover karyawan menjadi tinggi, sehingga setiap saat berdatangan staf-staf baru yang harus segera beradaptasi dengan sistem Ritel yang sedang dipergunakan. Sehingga dibutuhkan software yang sederhana, mudah dipergunakan dan juga bersifat ‘robust’.
  • Pertimbangkan Support dan Upgrade Bisnis Ritel merupakan bisnis yang tidak pernah beristirahat pada saat hari libur maupun hari raya. Beberapa perusahaan ritel bahkan membuka gerai ritelnya selama 24 jam, sehingga dalam kurun waktu tersebut harus dipertimbangkan tentang support jika terjadi masalah ataupun kegagalan transaksi pada Sistem. Pelajari dengan seksama skema support yang ditawarkan oleh Vendor software Anda. Selain support Anda juga harus mempertimbangkan, upgrade, baik berupa : bugfix, minor upgrade atau bahkan major upgrade.  
  • Pertimbangkan hal-hal yang berkaitan dengan legalitas Pada saat ini telah disahkan undang-undang HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual), yang juga mengatur tentang penggunaan software yang bersifat legal. Berkaitan dengan hal tersebut, pertimbangkanlah untuk membeli software yang memiliki aspek legal yang jelas, jika menggunakan software berbayar, harus diperjelas sejak awal sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari atau pilih software berkualitas tetapi bersifat free atau open source.
  • Pilihlah Vendor yang tepat Membeli software berarti, Anda akan membangun relasi yang cukup panjang dengan Vendor software tersebut. Selama software masih dipergunakan, Anda akan membutuhkan support dari Vendor tersebut. Kredibilitas dan track record yang bagus dari Vendor merupakan salah satu jaminan dalam memutuskan software mana yang akan dipergunakan.
  • Pertimbangkanlah masalah biaya Perhatikanlah bahwa biaya untuk membeli software tidak hanya berdasarkan harga software yang akan diimplementasikan, tetapi Anda harus mempertimbangkan, biaya untuk software pendukung, seperti : Sistem Operasi, Database Server, Application Server dan lain sebagainya (jika Anda menghendaki, tersedia paket yang bersifat free). Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan biaya-biaya yang harus dikeluarkan setelah implementasi, seperti : biaya upgrade, biaya maintenance, dan lain-lain yang bersifat rutin.
  • Kebutuhan Piranti Keras Pilihlah software yang bersifat fleksibel dan compact, sehingga dapat berjalan pada berbagai platform hardware, sehingga akan mengurangi biaya implementasi.
  • Antisipasi Perkembangan di masa mendatang Pilihlah software yang dapat mengantisipasi perkembangan / perubahan bisnis di masa mendatang, seringkali software menjadi penghambat implementasi strategi bisnis perusahaan, karena tidak memiliki fitur yang dapat menterjemahkan kebutuhan bisnis Perusahaan, padahal software seharusnya menjadi ‘Business Enabler’.

Panduan yang dibuat ini sangat bersifat umum, sehingga Anda harus merumuskannya lebih spesifik sesuai dengan kondisi perusahaan dan pengalaman implementasi software yang pernah dilakukan. Semoga Artikel ini bermanfaat.