Terdapat dua buah pilihan bagi perusahaan yang belum memiliki Sistem atau perusahaan yang telah memiliki sistem tetapi ingin menggunakan sistem baru, yaitu :

  • Mengembangkan / memesan aplikasi spesifik untuk perusahaan tersebut (custom software), atau
  • Memilih produk-produk software yang telah ada di pasaran kemudian di-mapping dengan proses bisnis perusahaan untuk mengukur tingkat kecocokan software dengan kebutuhan bisnis perusahaan (package software).

Kedua pilihan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan, yaitu :

Mengembangkan / memesan aplikasi spesifik untuk perusahaan tersebut (custom software)

Kelebihan :

  • Semua kebutuhan bisnis perusahaan dapat dipenuhi dan benar – benar sesuai dengan keinginan manajemen.

Kelemahan :

  • Waktu yang lama dan biaya besar, berdasarkan pengembangan custom software yang telah dilakukan oleh jutaan perusahaan di seluruh dunia, terdapat tiga buah masalah klasik yang sampai saat ini masih sering terjadi, yaitu : keterlambatan penyelesaian proyek, membengkaknya biaya akibat keterlambatan tersebut dan juga kesulitan dalam menetapkan ‘deadline’ yang menyatakan bahwa proyek tersebut telah selesai. Faktor-faktor di atas juga mengakibatkan resiko kegagalan proyek pengembangan aplikasi yang bersifat spesifik menjadi sangat tinggi.
  • After Sales Support¸ pengembangan aplikasi yang bersifat kustom biasanya dilakukan oleh tim khusus yang telah berpengalaman atau memperoleh pengalaman selama pengembangan aplikasi. Artinya pemahaman sistem secara keseluruhan hanya dimiliki oleh beberapa orang, meskipun mereka telah membuat dokumentasi untuk setiap tahap pengembangan sistem. Hal ini akan beresiko terhadap support yang diberikan kepada Perusahaan dimasa mendatang, dimana : Tim pengembang sudah berubah atau berganti personel.
  • Versi program tidak dikembangkan lagi, sementara perusahaan pengembang memiliki program dengan sekian puluh atau sekian ratus versi : program versi perusahaan a, versi perusahaan b dan seterusnya. Sehingga setiap penanganan kesalahan atau update program berpotensi untuk memunculkan masalah baru lagi.

 

Membeli Software Paket

Pada saat ini di seluruh dunia terdapat ratusan software paket untuk berbagai model dan skala bisnis yang berbeda. Software paket dikembangkan berdasarkan sistem standar dan menerapkan ‘best practices’ pada suatu model bisnis, sehingga sebagian software paket dapat diterapkan pada suatu perusahaan tanpa perlu adanya modifikasi.

Penjualan software paket memiliki karakteristik yang sama dengan penjualan barang-barang komoditas, dimana pelanggan mempertimbangkan beberapa produk sejenis dan memilih salah satu produk yang memiliki spesifikasi yang paling memenuhi kebutuhan Perusahaan.

Perhatikan bagaimana cara Anda memilih / membeli handphone, mobil, baju, sepatu dan lain-lain, Anda akan datang ke Pusat Perbelanjaan, mempelajari dan mempertimbangkan beberapa merk, kemudian memutuskan untuk membeli salah satu produk yang paling cocok dan paling dibutuhkan tanpa berharap untuk mendapatkan fitur baru dari fitur standar yang sudah ada, karena fitur yang ada sudah memenuhi seluruh kebutuhan Anda.

Kelebihan :

Software standar biasanya dijual dalam kondisi yang sudah teruji / matang dan stabil, karena manajemen pengembangan produk untuk produk massal biasanya memiliki mekanisme kontrol terhadap kualitas sangat tinggi dan pengembangan aplikasi terfokus pada suatu model bisnis tertentu.

  • Software standar biasanya sudah diimplementasikan / dipergunakan oleh banyak perusahaan sejenis lainnya sehingga semakin lama akan semakin solid dan bebas dari bugs. Biaya pembelian dan implementasi yang relatif jauh lebih murah dibandingkan dengan custom software.
  • Support & After Sales biasanya lebih baik, karena tim yang menguasai produk / paket standar biasanya lebih banyak dibandingkan dengan tim pada custom software. Sehingga untuk setiap permasalahan yang timbul selama penggunaan Aplikasi, seluruh anggota tim dapat membantu menyelesaikan permasalahan tersebut.

Kelemahan :

  • Perusahaan harus mengikuti proses bisnis yang terdapat pada Software Standar, karena software akan diimplementasikan apa adanya tanpa perubahan sedikitpun, kalaupun ada biasanya hanya terbatas pada pembuatan laporan, baik yang dibuat oleh pengembang aplikasi ataupun melalui modul custom report (pelanggan dapat membuat dan menambahkan laporan).

 

Aktifitas umum pada manajemen proyek dapat digambarkan di bawah ini :

Keterangan : Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa proses implementasi software paket jauh lebih cepat dan sederhana dibandingkan jika perusahaan harus mengembangkan / membuat aplikasi spesifik. Kerumitan pada paket software adalah pada saat menjalankan proses pemilihan dan mapping bisnis proses untuk menentukan aplikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan Perusahaan. Selanjutnya Perusahaan dapat memfokuskan diri pada manajemen proyek yang mengatur tentang kesiapan : hardware dan software termasuk pendukungnya dan sumber daya manusia (user yang akan menggunakan aplikasi).